Standaryzacja pracy w usługach

 

 

Przeczytaj, a dowiesz się:

• czym jest standaryzacja pracy

• co nam daje standaryzacja pracy

• czy możliwa jest standaryzacja pracy w usługach

• co zyskamy dzięki zastosowaniu standaryzacji

• o czy powinniśmy pamiętać przy standaryzacji

 

Czym jest standaryzacja pracy?

Dziś trudno sobie wyobrazić udane funkcjonowanie firmy produkcyjnej bez standaryzacji pracy. Jasno określone operacje tonie tylko wytyczne i materiały szkoleniowe dla pracowników. Służy również jako punkt odniesienia w przypadku pojawienia się problemów, przy planowaniu optymalizacji oraz przywdrażaniu zmian organizacyjnych.

 

Czy możliwe jest przeniesienie tych praktyk biura? Czy standaryzacja pracy w usługach może się udać?

Praca standaryzowana to nic innego jak udokumentowanie i przestrzeganie uzgodnionego zestawu najlepszych praktyk, czyli standardów, dotyczących wykonywania określonego zadania. Ten zestaw praktyk określa pożądaną kolejność działań i inne parametry oraz zapewnia, że zadania są wykonywane konsekwentnie.

Spisany standard dla pracownika to najłatwiejszy i najbezpieczniejszy sposób wykonywania danej pracy, który jest najbardziej efektywny z punktu widzenia kosztów i produktywności.

 

Standard jest najlepszą metodą bezpiecznego i wydajnego wykonywania pracy na wymaganym poziomie jakości.

Standaryzacja dotyczy zarówno procesów zachodzących w organizacji, jaki jakości tych procesów. Możemy standaryzować wszystkie procesy, które spełniają dwa podstawowe warunki: są one powtarzalne i mogą być opisane.

Możesię wydawać, że warunek powtarzalności wykluczaprocesy, które nie sąrealizowane w częstych cyklach.Innymisłowy,standaryzacja masens w przypadku zadań o raczej krótkimczasietrwaniaiwysokiejczęstotliwości.W rzeczywistościtakie procesy również warto standaryzować, dlatego coraz częściej słyszymy o standaryzacji procesów usługowych/procesów,któreodbywają się w „biurze”.

Prace biurową lub usługą bardzo często charakteryzuje zmienność wynikająca w dużej mierze z właśnie z braków standardów pracy. To liderzy (menadżerowie, kierownicy) w szczupłej organizacji odpowiedzialni są za zapewnienie i przestrzegania standardów pracy w swoich jednostkach. To właśnie zdefiniowanie pracy standaryzowanej i sposobu w jaki sposób pracownicy mają wykonywać swoje zadana może znacznie zredukować poziom zmienności pracy w biurze i usługach.

Co nam daje standaryzacja pracy?

Skuteczne wdrożenie pracy standaryzowanej w organizacji ma zauważalny wpływ na jej wyniki.Umożliwia bowiem opisanie największego i zarazem najważniejszego elementu działalności organizacji, czyli jej codziennych operacji.

Korzyści jakie daje standaryzacja pracy będą podobne do korzyści, jakie daje standaryzacja w ogóle. poniżej kiła przykładów korzyści jakie możemy uzyskać wdrażając standaryzację:

• wyznaczenie standardów sposobu wykonywanej pracy – kolejności czynności, metod, stosowanych urządzeń i wykorzystania czasu,
• stabilizację istniejących warunków i stabilność procesu,
• dokumentację sposobów kontroli jakości i najważniejszych operacji jakościowych i ilościowych,
• ograniczenie zmienności,
• ułatwienie w rozwiązywaniu problemów, poprzez stworzenie warunków do lepszej obserwacji procesu,
• ułatwienie i skrócenie czasu potrzebnego na szkolenia oraz rozwijania wszechstronności pracowników.
• zapobieganie błędom i minimalizacji zmienności – te same błędy nie będą ponownie popełnione,
• zatrzymanie wiedzy w organizacji – zgromadzona w postaci dokumentów.

 

Co zyskamy dzięki zastosowaniu standaryzacji pracy?

Zastosowanie standaryzacji pozwali na ma

• eliminację nadmiernych czynności w pracy
• wzrost wydajności
• punkt odniesienia do poziomu realizacji zadań
• poprawę jakości wyrzezanych produktów / usług
• podstawę do kontroli w pracy
• podstawę do szkoleń

 

O czy powinniśmy pamiętać przy standaryzacji pracy?

Praca standaryzowania to nie to samo co procedury operacyjne, które stanowią szczegółowy opis realizowanych czynności krok po kroku. Wdrożenie praca standaryzowanej nie zastąpi szkolenia, a jedynie może go uzupełnić. Instrukcje pracy standaryzowanej mogą być stosowane przez osobę, która już przeszła szkolenie, ich celem jest utrzymanie spójności wykonania.

Instrukcja pracy standaryzowanej wyjaśnia co robić oraz do pewnego stopnia „jak to robić”.  Instrukcja nie jest na takim poziomie szczegółowości ja procedura operacyjna.