Jednym z kluczowych elementów usprawniania biznesu jest analiza i optymalizacja procesów. W czasach hiperkonkurencji i ciągłych zmian wszyscy menedżerowie, właściciele procesów, kierownicy działów i liderzy zespołów muszą kontrolować swoje procesy biznesowymi i stale mini zarządzać. Optymalna skuteczność i efektywność kluczowych procesów ma kluczowe znaczenie dla pozycji rynkowej i często decyduje o przetrwaniu i rozwoju przedsiębiorstwa
Przeczytaj, a dowiesz się:
-
czym jest analiza procesów
-
co to są inicjatywy optymalizacyjne w firmie
-
najczęstsze powody uruchamiania przedsięwzięć optymalizacyjnych
Dlaczego kompleksowe spojrzenie na doskonalenie procesów jest niezbędne dla sukcesu biznesowego i jak można wykorzystać doskonalenie procesów do osiągnięcia doskonałości operacyjnej
Automatyzacja i digitalizacja procesów są dziś coraz częściej postrzegana jako kluczowy element do osiągnięcia doskonałości operacyjnej poprzez automatyzację działań. Wiadomo jednak, że nie wszystkie procesy nadają się do automatyzacji, i digitalizacji, a firmy muszą najpierw przeanalizować swoje procesy, aby określić ich potencjał optymalizacyjny i najlepsze narzędzia, które do tego celu mogą wykorzystać. i. Jest to szczególnie ważne, ponieważ zastosowanie automatyzacji i digitalizacji do nieefektywnych procesów ma tendencję do zwiększania nieefektywności.
Identyfikacja problemów i możliwości poprawy jest więc pierwszym krokiem do usprawnienia procesu i wykorzystania jego pełnego potencjału.
Pierwsza część inicjatywy optymalizacji procesu leży bezpośrednio w samej dokumentacji procesu. Poprzez identyfikację i opis poszczególnych kroków procesowych, punktów decyzyjnych, ścieżek procesowych, odpowiedzialności itp. analitycy procesów w trakcie analizy procesów mogą zidentyfikować oczywiste nieefektywności, a tym samym potencjał i miejsca do optymalizacji.
Bardzo często już przy tworzeniu dokumentacja procesu okazuje się, że jeden proces wysypuje w wielu różnych wariantach i proces przez digitalizacja czy automatyzacji wymaga zmian, standaryzacji, bo ma ogromny wpływ zarówno na koszty wdrożenia nowego procesu jaki i jego późniejszą efektywność.
Prawidłowo udokumentowane – zmapowane procesy wskazują na możliwość dalszej optymalizacji. Głównymi celami działań optymalizacyjnych są:
- Redukcja czasu realizacji procesu,
- Zwiększenie przepustowości procesu
- Eliminacja powielania działań i nieefektywności
- Minimalizacja pracy ręcznej
- Eliminacja i minimalizacja niestandardowych czynności
- Eliminacja błędów
- Podniesienie jakości procesów
- Standaryzacja procesu
Organizacje często korzystają ze wsparcia zewnętrznych analityków i managerów procesowych do realizacji powyższych celów. Oni w szybki i profesjonalny sposób pomagają w identyfikacji i dokumentacji procesów. Wdrażają sprawdzone metody i modele pracy.
Zakres i cele inicjatywy optymalizacji procesów
Wiele firm często wie, które procesy wymagają od nich działań i optymalizacji. Jednak same określenie tematu nie jest wystarczające do zaplanowania działań naprawczych. Bardzo ważna jest jego analiza procesu, okoliczności.
Dla określenia, kto powinien być zaangażowany i jak powinny być zdefiniowane rzeczywiste działania optymalizacyjne kluczowe jest szczegółowe zdefiniowanie zadań. Warto pamiętać, że przy planowanych działaniach naprawczych konieczne są również jasno określone i zrozumiałe dla wszystkich zaangażowanych stron cele. Jasno określamy co optymalizujemy w procesie; jakości, czasu czy np. koszt. Po uzgodnieniu celów i KPI inicjatywy z różnymi interesariuszami można rozpocząć analizę procesów wchodzących zakres.
W dzisiejszych czasach konkurencja w biznesie jest bardzo duża i stale rośnie. Znaczenie zwinności biznesu, obsługi klienta, konkurencyjności kosztów i jakości są często kluczowymi wyznacznikami sukcesu organizacyjnego. Dlatego ciągała optymalizacja procesów nie jest już opcją, ale koniecznością dla firm, aby pozostać konkurencyjnym.