Lean management to opracowana przez japoński koncern Toyoty koncepcja zarządzania organizacją, w której główną uwagę skupia się na kliencie, jego potrzebach, wymaganiach i ogólnej satysfakcji. Wdrożenie tej koncepcji nie należy do najłatwiejszych, choć jak udowadniają dziś kolejne firmy zarówno produkcyjne jak i usługowe to właśnie lean mamagement widziany jest dzisiaj jako jeden z najbardziej efektywnych metod zarządzania.
Przeczytaj, a dowiesz się:
-
po co wdrażać lean
-
jak zabrać się za wdrożenie lean management
-
co w lean jest najtrudniejsze
-
od czego zacząć wdrażanie, aby nie popełnić błędu
-
5 głównych zasad Lean Management
Po co wdrażać lean management?
Warunkiem rozwoju współczesnych organizacji jest podnoszenie konkurencyjności wytwarzanych produktów i świadczonych usług. Na efekt końcowy procesów związanych z fizycznym przepływem dóbr oraz ich transformacją oddziałują sfera zarządzania i mieszczące się w niej procesy informacyjno-decyzyjne oraz stosowane metody i techniki rozwiązywania problemów. Celem stosowanych współcześnie rozwiązań w obszarze zarządzania jest większa elastyczność przedsiębiorstwa, integracja procesów oraz umiejętność wprowadzania innowacyjnych zmian.
Wyzwania, przed którymi stoi każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości i specjalizacji to osiąganie coraz lepszych rezultatów z jednoczesną redukcją kosztów.
Z jednej strony efekty te można osiągnąć, pracując więcej, szybciej bądź używając dodatkowe zasoby ludzkie i technologiczne, z drugiej strony można osiągnąć to poprzez zmianę sposobu pracy ludzi i osadzenie jej w kulturze przedsiębiorstwa tak, aby efekty zmiany były trwałe. Z tego powodu tak popularne stało się wdrażanie koncepcji zarządzania Lean, która z jednej strony zorientowana jest na potrzeby klienta, a z drugiej daje efekty poprzez rozwój ludzi i ciągłą optymalizację procesów.
Według Womacka i Jonesa lean:
„daje możliwość, aby produkować coraz więcej wykorzystując coraz mniej – mniej ludzkiego wysiłku, urządzeń, czasu i miejsca – przy jednoczesnym zbliżaniu się do osiągnięcia celu jakim jest dostarczenie klientom dokładnie tego czego chcą.”
Jak zabrać się za wdrożenie lean management?
To trudny, a zarazem bardzo ciekawy temat szczególnie, że wokoło jest wiele firm, które mają za sobą przymiarki, pierwsze próby wdrożeń, a także pierwsze porażki w lean. Niestety, nie ma gotowego zestawu działań i przepisów, które powiedzą, jak wdrożyć Lean z sukcesem. Lean jest bardzo zindywidualizowany i zależy od wielu czynników, m.in. typu organizacji, rodzaju wykonywanych operacji, skali produkcji, wielkości usług, utartej kultury organizacyjnej, współpracy w łańcuchu kooperacyjnym i wielu innych. Duże znaczenie mają indywidualne preferencje kierownictwa.
Często najtrudniejsze do wdrożenia było zrozumienie, że Lean to sposób myślenia i postrzegania otoczenia. Często ludzie myślą, że najważniejsze są narzędzia, a to nie jest prawda.
Lean to sposób myślenia, a nie kolejne zadanie do zrealizowania
Spotykałam się z sytuacjami, gdzie „działania Lean” były kolejnym z wielu zadań do realizacji jak zostały dodane pracownikom do ich standardowego dnia – zadania dodatkowe, a oni na nie po prostu nie mieli czasu, nie znali celu i nie rozumieli potrzeby ich realizacji. Traktowanie lean jako aktywności dodatkowych jest błędem, który mści się bardzo szybko. Pracownicy nie dostrzegają w takich zadaniach sensu, ponieważ nie przynoszą one oczekiwanych efektów.
Najważniejsze jest zrozumienie „po co firmie lean”
Wdrożenie lean management w organizacji zaczyna się od przekonania kierownictwa wyższego szczebla o potrzebie implementacji jego zasad w firmie. Kierownictwo jest bowiem motorem wszelkich działań i to ono powinno budować odpowiednie postawy u pracowników, motywować ich i angażować w zmiany.
Najważniejsze według mnie to, aby każdy pracownik (na początek Zarząd) zrozumiał po co firmie Lean. Bez jego wsparcia dana organizacja nie osiągnie zamierzonych efektów. Kultura lean oferuje inne spojrzenie na procesy i zmianę sposobu myślenia. Daje pewność, że każda zmiana stanowi potencjał do rozwoju.
Jeżeli zarząd firmy jest przekonany do lean, to jest to klucz do sukcesu wszelkich dalszych działań. Zatem podsumowując zawsze należy zacząć do przekonania zarządu firmy, a następnie kierowników i liderów.
Najtrudniejsza jest zmiana sposobu myślenia
Pracownicy powinni być przekonani, że zarówno ich pomysły, jak i praca, mają sens, a popełnianie błędów i ich naprawianie to najlepszy sposób na naukę poprzez doświadczenie.
W jaki sposób można wyznaczyć drogę, którą należy przejść, by osiągnąć skuteczne wdrożenie?
Kierunek działań wdrożenia koncepcji Lean management wytycza 5 zasad Lean Management:
1. Określ wartość dla klienta
Jeśli chcemy stworzyć nowy lub usprawnić istniejący proces wytwarzania produktu lub usługi, określenie wartości dla klienta wydaje się oczywistym krok, od którego powinniśmy rozpocząć.
Ustalenie, czego oczekuje klient od naszego produktu lub usługi wydaje się proste, np. wchodząc do piekarni klient przekazuje jasny komunikat – „Chciałbym chleb”. Jeśli jednak zaczniemy się na tym zastanawiać okazuje się jednak, że temat wcale nie jest banalny i określenie „chcę chleb” nie jest tak jednoznaczne. Czy klient, oczekuje od nas: chleba pszennego czy żytniego; dużego czy małego, czy chleb powinien być pokrojony czy w całości, zapakowany w folię czy papier, chrupiący czy gumowaty, czy częścią usługi jest też miła obsługa, czy interesuje go tylko chleb?
W zależności od tego, jakich odpowiedzi udzielimy na zadane pytania, inaczej opiszemy wartość jaką klient oczekuje otrzymać w tym procesie.
Wartością dodaną dla Klienta jest rodzaj i smak chleba, chrupiąca, rumiana (nie spalona) skórka, wnętrze miękkie, ale nie gumowate oraz fakt, iż jest on jeszcze ciepły i zapakowany w papier. Za to klient chce płacić.
Klienta natomiast nie interesuje czy piekarnia bierze mąkę z najbliższego młyna czy oddalonego o kilkadziesiąt kilometrów. Kto płaci za transport składników, czy piec jest energooszczędny, czy dużo bochenków się przypala, czy całe pieczywo „schodzi”, czy resztę się wyrzuca.
2. Opisz strumień wartości
Gdy mamy już określoną wartość, możemy iść krok dalej i zająć się obserwacją procesu dostarczania produktu / usługi klientowi (bazując na wcześniejszym przykładzie – chleba). Dzięki obserwacjom określamy stan obecny procesu i składające się na niego czynności. Dodatkowo określamy, czy poszczególne elementy procesu – czynności dodają wartości dla klienta, na przykład pieczenie chleba jest czynnością, która nie dodaje wartości, jak np. prezentacja listy produktów. Te, które okazują się nie dodawać wartości dla klienta, nazywamy „stratą” lub „marnotrawstwem”.
Do czynności dodających wartość trafią m.in. takie czynności jak łączenie składników ciasta, formowanie bochenków czy wypiekanie chleba.
Klasyfikowanie każdego elementu procesu jako dodającego wartość lub będącego stratą, jest specyficzne dla podejścia Lean Management. Dzięki temu określamy, gdzie należy usprawniać proces poprzez eliminację zbędnych czynności.
3. Zapewnij ciągłość przepływu
Po jasnym określeniu sekwencji czynności w procesie, zaczyna się go usprawniać, tak aby zapewnić jak najlepszy i jak najszybszy przepływ produktów. Celem między innymi jest wyłapanie i identyfikacja nieregularności oraz eliminowanie marnotrawstw. Marnotrawstwem jest każda czynność, za którą klient nie chce zapłacić, czyli taka, która nie przynosi wartości.
Zwiększając przepływ zwiększamy wydajność całego procesu, co jest głównym celem Lean. Dlatego niektóre piekarnie mają odpowiednio opisane półki na których eksponują towar, jego nazwę, cenę. Często także krótki opis produktu umieszczają bezpośrednio przy eksponowanym produkcie w widocznym miejscu. Dzięki temu sprzedawca może zrezygnować z udzielania dodatkowych informacji kupującemu.
4. Wdróż system wyciągania
Następnym etapem po zapewnieniu ciągłości przepływu jest stworzenie „systemu ssącego”. Ststem ssący to taki, który produkuje dokładnie na zamówienie klienta, a nie, jak w przypadku „systemu pchającego” – na magazyn. Dzięki temu minimalizuje się stany magazynowe, co jest źródłem dużych oszczędności.
Jest to najbardziej efektywny sposób zorganizowania systemu produkcji. Wymaga on usprawnienia całego procesu produkcyjnego oraz procesów pomocniczych, a także wdrożenia wysokich standardów pracy. Dla omawianego przykładu w piekarni robi się pieczywo na zamówienie, bo świeże smakuje najlepiej, a nie na „zapas”.
5. Dąż do perfekcji
Filozofia Lean Management jest nastawiona na ciągłe doskonalenie, a nie tylko ciągłe poprawianie błędów. Postuluje także udoskonalanie również tych procesów, które już funkcjonują dobrze tak, aby były jeszcze szybsze i efektywniejsze, a klienci bardziej zadowoleni. Standaryzacja, wzmacnianie, docenianie i monitorowanie to dobre praktyki, dzięki którym organizacja wzrasta. Efekt jest widoczny w postaci wyniku całego systemu. Zadbanie o mocne strony to podstawa skutecznej organizacji.
Wdrożenie 5 Zasad Lean Management zaczyna się najczęściej od audytu, podczas którego określa się, na którym poziomie jest organizacja i jakie działania pozwolą osiągnąć największe korzyści w jak najkrótszym czasie.
Wprowadzenie 5 zasad szczupłego zarządzania rozpoczyna się zwykle od audytu, który ocenia obecny stan organizacji i określa, jakie działania można podjąć, aby osiągnąć maksymalne efekty w jak najkrótszym czasie.
Wdrażanie kultury Lean powinno koncentrować się nie tylko na zmianach technicznych, doskonaleniu procesów, ale także i rozwoju pracowników.
Wdrożenie Lean, które doprowadzi do poprawy efektywności procesów, realizuje się poprzez zmianę systemu zarządzania w firmie i edukację. Kluczem do ciągłej poprawy w eliminowaniu marnotrawstw jest zaangażowanie w ich poszukiwanie ludzi, którzy w danym procesie biorą udział. Pracownicy, którzy mają bezpośrednią styczność z procesem, potrafią sami wygenerować usprawnienie i wyłapując nieregularność, eliminują w ten sposób marnotrawstwa.
Kluczem do wdrożenia kultury Lean w przedsiębiorstwie jest umożliwienie ludziom działania i sprawienie, aby to oni wzięli odpowiedzialność za to, co robią.
Więcej na temat Lean management można przeczytać w artykule https://procescope.pl/lean-management-czyli-idea-szczuplego-zarzadzania/