Współczesne organizacje i środowisko, w którym funkcjonują, cechują się dużą różnorodnością i zmiennością, a co za tym idzie, niepewnością i ciągłym ryzykiem. Przedsiębiorstwa, chcąc rozwijać się i zdobywać przewagę nad konkurencją, muszą sprostać stale zmieniającym się wymaganiom rynku, uwzględniając szybko zmieniającą się technologię czy globalizację, a coraz częściej ograniczone zasoby. Ludzie tworzą organizacje i to od ich efektywności zależy efektywność tychże organizacji, dlatego tak ważne jest, aby korzystać z odpowiedniego podejścia do zarządzania, które będzie uwzględniać współczesne problemy, trendy i możliwości
W niniejszym artykule poruszone zostanie zagadnienie dotyczące optymalizacji czasu pracy, gdyż analiza pracy jest jednym z głównych instrumentów usprawniania całej działalności przedsiębiorstwa, szczególnie w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Zostanie opisane na czym polega badanie i analiza efektywności czasu pracy oraz obiektywizowanie kosztów realizacji poszczególnych procesów, zadań, przez realizujących je pracowników w przykładowej organizacji. Identyfikacja nieefektywności i najbardziej kosztownych procesów / czynności, które stanowią priorytet dla optymalizacji procesów optymalizacyjnych w organizacji.
Pomiar czasochłonności zadań daje miarodajne dane, pozwalające precyzyjnie wskazać miejsca do optymalizacji
Do czego służy pomiar?
Pomiar czasu pracy pracowników służy między innymi do zidentyfikowania faktycznych, najbardziej kosztowych procesów, czynności w procesach, zidentyfikowanie nieefektywności, itp. Wyniki pomiaru mogą stanowić podstawę do decyzji optymalizacji procesów, zmiany zakresu odpowiedzialności poszczególnych działów, pracowników w organizacji, przeniesiecie zadań pomiędzy jednostkami. Zmianie struktury organizacyjnej, itp.
Kluczowe dla pomiaru czasu pracy pracowników jest następujące stwierdzenie: wszystkie prace, które dzieją się w przedsiębiorstwie dają się nazwać i przypisać do definiowanej grupy zadań lub projektu.
Każda ważniejsza aktywność pracowników wykonywana w ciągu dnia znajduje swoje odzwierciedlenie w zdefiniowanej liście zidentyfikowanych czynności.
Listy zidentyfikowanych czynności, są opracowywane przy udziale pracowników operacyjnych.
Grupy zadań mogą byś procesowe, projektowe lub uzupełniające. Inaczej mówiąc, całość działania przedsiębiorstwa da się zamodelować skończoną ilością zdefiniowanych zadań realizowanych w ramach nazwanych grup. Każdy pracownik może jednoznacznie wskazać i przypisać realizowane w trakcie pracy zadanie, jako wynikające z jakiejś grupy czynności / projektu.
Punktem wyjścia do metody pomiaru jest zamodelowanie przedsiębiorstwa w postaci zbioru realizowanych przez pracowników zadań, a następnie odpowiednie zgrupowanie ich w zdefiniowane grupy.
Pomiaru zakłada, że pracownicy regularnie składają raporty czasu poświęconego na realizację poszczególnych, wcześniej zdefiniowanych czynności w dedykowanym narzędziu gromadzącym dane pomiarowe.
Ponieważ każde przedsiębiorstwo jest niepowtarzalne (pojawiają się nowe projekty, zmienia się profil działania), zidentyfikowane czynności pracowników nie są elementem stałym, powtarzalnym, podlegają one aktualizacjom w trakcie pomiaru.
Jakie są rezultaty pomiaru?
Końcowym rezultatem zrealizowanego pomiaru czasu pracy jest uzyskanie kompleksowych danych dotyczących czasu poświęconego na realizację poszczególnych zadań
Miarodajne dane, pozwalające precyzyjnie wskazać miejsca do optymalizacji.
Techniki optymalizacji
Przykładowe techniki optymalizacji na bazie przeprowadzonych badań:
- Przemodelowanie procesów – eliminacja wąskich gardeł, uproszczenie najkosztowniejszych procedur;
- Przydział dodatkowych zasobów dla jednostek powodujących bezproduktywne oczekiwanie w innych jednostkach;
- Odkorkowanie decyzyjne – delegacja uprawnień dla podwładnych eliminująca oczekiwanie na decyzje menadżerów;
- Eliminacja zadań dublowanych przez wiele jednostek;
- Wprowadzenie automatyzacji / wdrożenie systemu informatycznego;
- Poprawa wydajności systemu informatycznego;
- Podniesienie kwalifikacji kadry, outplacement pracowników o szczególnie niskiej wydajności;
- Wdrożenie systemu premiowego związanym z ograniczeniem mierzonego kosztu pewnych procesów odpowiedzialnym za nich menadżerom;
- Lepsze szacowanie projektów na bazie zmierzonych kosztów projektów historycznych, baza dla nadzoru wykorzystania budżetu projektowego.
Dane pomiarowe oraz zidentyfikowane nieefektywności pozwalają na przygotowanie i opracowanie rzetelnych rekomendacji optymalizacyjnych.
Efektywne wykorzystanie czasu pracy jest kluczowym składnikiem kosztów pracy, dlatego praca powinna być efektywna, zapewniająca optymalne wykorzystanie czasu służbowego, co ma bezpośrednie przełożenie na zyski przedsiębiorstwa.
Naturalnym wynikiem z pomiaru czasu pracy jest szereg zestawień obrazujących koszty procesów występujących w organizacji. Z doświadczeń wynika, że zmierzone koszty są często zaskakujące dla menadżerów. Dopiero mierzalne podsumowanie kosztów procesów prowadzi do skupienia uwagi na najkosztowniejszych zadaniach i umożliwia ich optymalizacje. Koszt procesów / zadań nie musi być mierzony w skali globalnej, możliwe są dalsze analizy szczegółowe, np. rozbicie kosztów pewnych prac na poszczególnych Klientów.
Ponadto, możliwe jest zidentyfikowanie, że wiele działów poświęca czas na te same czynności – dublowanie zadań pomiędzy nieświadomymi pracownikami. Odpowiednia organizacji Mapy mierzonych zadań pozwala na syntezę kosztu czynności nie tylko w ramach jednego procesu, ale całego działu czy organizacji. Możliwa jest również ocena efektów pracy menadżerów, ich faktyczne zarządzanie zespołem, rozliczanie z efektywności zadań, realizacje osobistych projektów.
Analiza rozkładu czasochłonności zadań jest punktem wyjścia do zauważenia, że kilka osób / jednostek zlokalizowanych w różnych miejscach organizacji wykonuje zasadniczo ten sam profil zadań w podobnym wymiarze (np. asystenci w „Praktykach”). Jest to podstawa do reorganizacji wydzielającej te zasoby do wspólnej scentralizowanej komórki.
Dane z pomiaru czasu pracy mogą być wykorzystane do zmierzenia skuteczności wprowadzonych zmian.
Dane z pomiaru czasu pracy mogą być wykorzystane do zmierzenia skuteczności wprowadzonych zmian. Możliwe jest dokonanie porównania czy koszty obsługi zmienionych procesów faktycznie spadły po wdrożeniu zmian organizacyjnych i czy oszczędności są na zakładanym poziomie.
Ponadto, analiza pracy jest procesem badawczym, którego celem jest opis konkretnej pracy najczęściej odnoszącej się do stanowiska pracy. Polega ona na gromadzeniu informacji, analizowaniu i usytematyzowaniu wyników, a następnie jej wykorzystaniu w wykonywanej lub projektowanej pracy w przedsiębiorstwie.
Właściwym ukształtowaniem czasu pracy zainteresowani są zarówno przedsiębiorcy, którzy dążą do maksymalizacji zysku, jak i pracownicy dążący do osiągnięcia zadowolenia z wykonywanej pracy.