Mapowanie procesu – o co w tym chodzi?

Mapowanie procesu polega na przedstawieniu rzeczywistych procesów zachodzących w konkretnym przedsiębiorstwie, organizacji lub instytucji w czytelnej i przejrzystej formie graficznej. Na przygotowanych podczas mapowania procesu diagramach wyraźnie widać, jak przebiega dany proces – krok po kroku. Udokumentowanie kroków procesu daje wiele korzyści organizacji, pozawala zauważyć niedoskonałości i nieefektywności stosowanych metod oraz narzędzi. Mapowanie procesu biznesowego to zatem efektywna metoda identyfikacji nieprawidłowego działania procesu oraz zrozumienia co należy poprawić, aby działał on lepiej.

Istnieje wiele definicji procesów w biznesie. Zgodnie z normą PN-EN ISO 9000 (jakość zarządzania).

Proces może w swoim „wnętrzu” zawierać zbiór różnych operacji (działań) wzajemnie ze sobą powiązanych i na siebie oddziałujących. Każda organizacja (przedsiębiorstwo, instytucja) jest zbiorem procesów.

Mapowanie procesu to pojęcie niesformalizowane, bywa używane wymiennie z pojęciem architektura procesów. Mapą procesów najczęściej nazywany diagram/diagramy procesów, które w graficzny sposób przedstawiają dane operacje i zależności w organizacji pomiędzy działami oraz odpowiedzialności za dany krok.
Prawidłowe zidentyfikowanie poszczególnych procesów i ich powiązania między nimi to kluczowe zadanie przy mapowaniu procesów w organizacji. Bardzo ważne jest także wskazanie właścicieli danych procesów, danych wejściowych/wyjściowych, używanych dokumentów, systemów oraz ich głównych realizatorów. To podstawa, która obok innych czynników jest niezbędna do stworzenia rzetelnej mapy procesów w przedsiębiorstwie.
Mapowanie procesu powinno być transparentne, diagramy powinny przedstawiać prawdziwe procesy w organizacji, procesy takie jaki są w rzeczywistości z prawdziwymi zależnościami i odpowiedzialnościami.
Współczesne procesy biznesowe charakteryzują się wysokim poziomem skomplikowania. Opracowanie przejrzystej, zrozumiałej mapy obrazującej wszelkie zależności i założenia procesu pokazuje często ,,nieefektywności procesu, marnotrawstwa” oraz uzmysławia uczestnikom, osobom zarządzającym, że powinny zostać wdrożone działania naprawcze, optymalizacyjne.
Zmapowane procesy stanowią często punkt wyjścia do dalszych udoskonaleń czy optymalizacji procesów.
Moim zdaniem Duża organizacja nie osiągnie maksimum potencjału, bez jasno określonych i przedstawionych procesów.
Posiadanie zmapowanych procesów biznesowych ułatwia proces wdrażania nowych pracowników jednocześnie podnosząc efektywność nauki nowych zadań.

Powodów jest bez liku i zależą one od kontekstu organizacji oraz sytuacji. Mapowanie procesów wykonywane jest po to, aby dowiedzieć się jak najwięcej o tym, w jaki sposób funkcjonuje obecnie organizacja. Można dzięki niemu wykryć wszystkie różnice i rozbieżności między procesami deklarowanymi a zweryfikowaną podczas analizy i audytu praktyką. Zebrane w ten sposób dane są niezwykle przydatne podczas przeprowadzania procesów optymalizacyjnych, restrukturyzacyjnych albo jej rozbudowywania. Przydają się również, gdy potrzebne jest porównanie działania kilku jej oddziałów i ich standaryzacja. Mapowanie stanowi solidny fundament dla optymalizacji oraz usprawnień w każdej organizacji, gdyż dzięki niemu można zauważyć wszystkie problemy występujące podczas realizacji poszczególnych procesów biznesowych, a następnie je wykluczyć.
Mapowanie procesu to również świetna forma komunikacji dla nowo przybyłych pracowników

Zalety mapowania procesów
⦁ Kompleksowe zrozumienie swojego biznesu – im większa organizacja tym poziom skomplikowania procesów i wzajemnej zależności wielu ruchomych części większy. Mapa procesów pozwala w prosty i przejrzysty sposób zobaczyć proces działania i zależności od początku do końca. Umożliwia uporządkowanie współpracy między wieloma departamentami czy zespołami i zrozumienie, jak poszczególne aktywności wspomagają nasz proces produkcyjny. Ale też pozwala łatwo zauważyć te działania lub role, które nie oferują żadnej wartości.
⦁ Narzędzie treningowe – posiadanie zmapowanych procesów biznesowych ułatwia proces wdrażania nowych pracowników jednocześnie podnosząc efektywność nauki nowych zadań. Mapy procesów potrafią w przyjemny i łatwy do zrozumienia sposób pokazać kto, co, kiedy i dlaczego musi robić, przez co czas i wysiłek uczenia się nowej roli ulegają znaczącej poprawie. Zwiększenie pewności siebie nowych pracowników oraz zmniejszenie zależności od bardziej doświadczonych pracowników.
⦁ Transparentność odpowiedzialności – jedna z najważniejszych zalet map procesów jest to, że pokazują konkretnie odpowiedzialność za każdy krok w długim, wielopoziomowym i skomplikowanym procesie. Zwłaszcza, jeżeli następnie połączymy proces z macierzą odpowiedzialności, to można łatwo zrozumieć zakres obowiązków i rolę każdego pracownika na każdym etapie działania.
⦁ Łatwe i mądre udoskonalanie własnego biznesu – zmapowanie procesu pozwala dostrzec nieefektywności i marnotrawstwa. Jest to punkt wyjścia do rozwoju, doskonalenia i optymalizacji organizacji. Pozwala na standaryzację operacji oraz uniknięcie samowolki, zmniejszenie możliwości pomyłek, eliminacja popełnianych błędów oraz szybkie identyfikowanie wąskich gardeł i zmniejszenie strat.
⦁ Ułatwienie rozwiązywania problemów – poprzez zrozumienie dokładnie stanu faktycznego procesu.
⦁ Budowanie świadomości jakości – poprzez świadomość procesową oraz budowanie świadomości obowiązków i odpowiedzialności pomiędzy zależnymi działami.

Istnieje kilka metod przedstawiania procesów od diagramu procesu, poprzez diagram przepływu a kończąc na strumieniu wartości VSM. Poniżej zaprezentowane są trzy najpopularniejsze i najczęściej stosowane metody.

Mapowanie Strumień wartości VSM

Mapowanie Strumieniem wartości VSM (ang. Value Stream Mapping), to metoda służąca do analizy i usprawnienia przepływu wartości w przedsiębiorstwie. Polega ona na określeniu przepływów informacyjnych, materiałowych oraz elementów fizycznych w obszarze produkcji przedsiębiorstwa, co pozwala na identyfikację i zrozumienie całego procesu produkcyjnego oraz jego późniejszego usprawnienia, co stanowi nieodłączny element Lean.

Diagram SIPOC

Diagram SIPOC jest prostym w użyciu narzędziem służącym do opisu procesu wraz z jego otoczeniem biznesowym. Diagram SIPOC opisuje dostawców, wejścia, w stopniu ogólnym przebieg procesu, wyjścia (produkty) oraz odbiorców. Odpowiada to akronimowi od Supplier, Inputs, Process, Outputs, Customer oznaczających po kolei dostawców, wejście, proces, wyjście i klientów. Dostawcy i części składowe procesu znajdują się po jednej stronie diagramu, a wyroby i klienci po jego drugiej stronie. Diagram jest standardowym narzędziem w zarządzaniu procesem i ułatwia on identyfikację oraz scharakteryzowanie najważniejszych czynników mających wpływ na proces

Diagram przepływu procesu BPMN

Diagram przepływu procesu jest to graficzna reprezentacja przepływu procesu, która składa się z sekwencji elementów działań, elementów kontroli przepływu i ich wzajemnych powiązań w standardzie Business Process Modeling Notation (BPMN). Taka wizualna prezentacja ułatwia użytkownikom zrozumienie logiki procesów biznesowych i ich związków między nimi. Elementy diagramu procesu biznesowego są oparte na specyfikacji notacji modelowania procesów biznesowych opracowanej przez Object Management Group (OMG).

Poszczególne narzędzia zostaną dokładnie omówione w kolejnych artykułach.

Do modelowania procesów wykorzystujemy dedykowane narzędzia takie jak: Visual Paradigm, Enterprise Architect, MS Office Visio, MS Excel, Draw.IO, ARIS. Niektóre z nich oparte są o centralne repozytoria danych. Takie narzędzia pozwalają nam realizować złożone projekty, w których zaangażowany jest zespół analityków, mapowane są setki procesów. Centralna baza danych o procesach pozwala na natychmiastową wymianę dokumentacji między członkami zespołu – zachowując spójność tworzonej mapy procesów i ich powiązań.